O chefe de gabinete é uma peça fundamental em qualquer mandato, pois, além de ser o braço direito do político eleito, é sua responsabilidade coordenar as atividades de toda a equipe e manter a ordem nos mais diversos processos.
Apesar de ser um trabalho gratificante, trata-se de uma profissão altamente desafiadora, já que não há um receita pronta para quem quer atingir o sucesso atuando nesse cargo: cada contexto exige habilidades e obrigações diferentes.
Assim, quem almeja desempenhar essa função, ou quem já se encontra nesse cargo, pode ficar sem saber o que precisa ser feito, e de que forma as tarefas devem ser realizadas. Por isso, separamos 5 coisas de todo chefe de gabinete precisa saber, independentemente da área em que atue. Confira:
1. É preciso ganhar a confiança de todos ao seu redor
O chefe de gabinete, apesar de ser o braço direito do político, deve lidar também com outros membros da equipe. Mais do que isso, ele deve estabelecer uma ponte entre seu superior e seus subordinados.
Muitas vezes, os assessores recorrem ao chefe de gabinete em busca de auxílio. Da mesma forma, é comum que o político lhe dê a responsabilidade de comunicar decisões importantes às equipes, e até mesmo de coordenar ou acompanhar seus trabalhos.
Por isso, não há dúvidas de que esse profissional deve comunicar confiança a todos ao seu redor, independentemente do cargo que ocupem. Para fazer isso, é possível seguir algumas dicas!
Dar o bom exemplo
Ser incoerente com o próprio discurso causa uma péssima impressão e, sem dúvidas, abala a confiança de qualquer pessoa. O primeiro passo para ser bem visto é agir de acordo com seus ideais. Se você sempre fala da importância de cumprir prazos, por exemplo, tenha o cuidado de sempre fazer sua parte e ser pontual com suas obrigações.
Cumprir o que foi prometido
Quebrar promessas é, provavelmente, a atitude número 1 de quem perde a confiança das pessoas ao seu redor. Por isso, é preciso ter muita sabedoria ao se comprometer com alguma ação, prometendo fazer só as coisas que com certeza absoluta poderá cumprir.
Agir de acordo com valores explícitos
É muito importante deixar bem claro, desde o início, quais são os valores que guiam o chefe de gabinete como profissional, e também como pessoa. Além disso, explicitar aquilo que nunca faria, porque pode ferir seus princípios, também é fundamental. Agir de acordo com esses preceitos é indispensável para demonstrar ser uma pessoa íntegra e confiável.
Falar de maneira respeitosa
Emitir sua opinião com transparência não significa ser rude. É preciso sempre ter cuidado com a maneira de se dirigir aos outros, escolhendo palavras que não possam ferir ao próximo. Seja sensato, claro, e, além disso, saiba ouvir o que os outros têm a dizer.
2. Administrar o tempo de forma estratégica é fundamental
Uma das maiores obrigações de um chefe de gabinete é realizar a gestão do tempo do político e, em alguns casos, dos seus assessores. Não se trata apenas de marcar compromissos e colocar lembretes, mas sim de estabelecer metas e prioridades e realizar uma administração do tempo que permita que o político possa focar em ações relevantes e cruciais para o sucesso do mandato.
A importância de uma boa agenda
Uma boa agenda é fundamental para que o tempo possa ser administrado da melhor maneira possível. Ter uma visão geral das obrigações e compromissos, tanto do político quanto da equipe, contribuem muito para uma maior organização e para uma gestão mais eficiente das atividades.
É preciso ter cuidado, porém, com a ferramenta utilizada para fazer esse controle: as agendas físicas estão ultrapassadas. Ter uma agenda online, com possibilidade de acesso em qualquer horário e local, e que possa ser compartilhada com os membros do gabinete escolhidos, é o ideal.
Com esse tipo de ferramenta, evitam-se duplicações de dados e agendamentos de compromissos simultâneos. Além disso, economiza-se tempo, por exemplo, com telefonemas que visem verificar a disponibilidade de cada membro da equipe em certas datas e horários. Com uma agenda online, é possível visualizar essa disponibilidade no próprio calendário, sem precisar perguntar a um por um se poderá comparecer.
Além disso, uma agenda online permite automatizar os processos, com o envio de lembretes automáticos e com a geração de relatórios. Assim, fica muito mais fácil controlar o tempo e deixar o político livre para lidar com as tarefas mais urgentes e decisivas.
A importância de delegar
Delegar também é indispensável para gerenciar o tempo de forma estratégica. Um chefe de gabinete deve saber distribuir as atividades dele e, da mesma forma, as do político. Para saber como fazer isso, é preciso seguir diferentes passos:
Listar as tarefas que precisam ser realizadas
O primeiro passo é ter uma visão bem clara sobre quais são as atividades que precisam ser cumpridas, seja no dia, na semana, no mês, ou até mesmo no ano. Depois, é necessário marcar aquelas que podem ser delegadas, mesmo que sejam tarefas bem simples.
Fazer uma relação dos membros da equipe que podem assumir as atividades
Depois de saber quais atividades serão distribuídas entre os membros do gabinete, é preciso fazer uma relação da equipe e avaliar qual integrante pode assumir cada uma das tarefas, considerando tanto suas habilidades quanto sua disponibilidade.
Realizar treinamentos com os responsáveis por cada atividade
Por último, é preciso garantir que as equipes estejam preparadas para exercer as atividades com competência, seja através de treinamentos ou de explicações mais informais. Além disso, é necessário acompanhar o desempenho da equipe com frequência.
3. Ser um pensador estratégico é uma obrigação
Como já falamos, o chefe de gabinete é muito mais do que apenas alguém para dar apoio ao político. Ele deve, principalmente, desenvolver estratégias para que o mandato seja eficiente, para que todo o time esteja alinhado e para que o político possa estar focado na resolução de temas e problemas cruciais.
Para ser um pensador estratégico, é preciso desenvolver algumas habilidades.
Antecipar o que pode acontecer
Um bom chefe de gabinete está sempre atento ao que pode ocorrer no futuro, não limitando-se ao momento presente. Para isso, é preciso avaliar o que a concorrência está fazendo, estar por dentro do momento político e econômico atual e informar-se diariamente a partir de diferentes fontes. Ter contatos estratégicos também pode ser útil nestes casos.
Ter poder de decisão
O chefe de gabinete não é um profissional passivo, que apenas segue ordens, mas sim alguém que tem proatividade e competência para tomar decisões críticas em diversas situações. É preciso ser firme e ter um posicionamento ativo.
Aprender constantemente
A procura constante por conhecimento é indispensável para quem quer ter pensamento estratégico. Para isso, é possível participar de cursos, workshops e treinamentos que tenham como foco a gestão e liderança, por exemplo.
4. É indispensável dar feedback à população
Um dos maiores desafios dos políticos em mandato é dar retorno aos cidadãos sobre as ações que estão sendo realizadas por sua gestão. Nessas horas, o chefe de gabinete é fundamental para cobrir essa demanda.
A importância de uma base de dados
Para dar esse retorno, é indispensável ter uma base de contatos atualizada e confiável. Só assim você conseguirá enviar respostas para as solicitações de forma automatizada e segmentada.
Isto é, ao ter um banco de dados virtual você pode classificar cada contato com as características que desejar, como idade, profissão, gênero, entre outros. Assim, no momento de enviar uma mensagem (seja um e-mail ou um torpedo de celular) você pode direcioná-la à pessoa que tiver interesse em recebê-la, gerando um ótimo resultado.
Além disso, com uma ferramenta de disparo de e-mails e SMS você pode atingir uma grande quantidade de pessoas realizando o disparo uma única vez, garantindo maior dinamicidade ao processo.
Como fazer isso?
Construir uma base de contatos é uma tarefa primordial. Vamos retomar algumas dicas que já divulgamos em nosso e-book sobre banco de dados de eleitores:
Disponibilize, em seu site ou blog, um formulário para que os próprios usuários cadastrem seus dados, como nome, e-mail e número de telefone
Oriente os assessores a realizarem um cadastro de todas as pessoas que entrarem em contato com a sua equipe
Cadastre pessoas do seu círculo social e dos colaboradores
5. Acompanhar o andamento das atividades deve ser rotina
Uma das mais importantes funções do chefe de gabinete é acompanhar as atividades de toda a equipe, garantindo que os prazos sejam cumpridos e que os objetivos sejam alcançados. Por isso, é indispensável estar ciente de todas as atividades realizadas e dos progressos obtidos.
Além de reuniões periódicas, é aconselhável fazer uso de um sistema que permita extrair gráficos e relatórios para o acompanhamento das atividades das equipes, como marketing, financeiro e relacionamento com o eleitorado.
Uma atividade bastante interessante que você pode colocar em prática utilizando um software é o cadastro de metas. De forma fácil e rápida, você estabelece objetivos para períodos específicos e pode acompanhar se essas metas estão sendo ou não alcançadas, com gráficos gerados instantaneamente.
Esperamos que tenha gostado da nossa lista com 5 coisas que todo chefe de gabinete precisa saber. Agora você está mais próximo de realizar um trabalho eficiente e garantir o sucesso do mandato.
Que tal bater um papo com um especialista da nossa equipe e tirar todas suas dúvidas? Estamos prontos para ajudar você!
